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Neben der grundsätzlichen Feststellung von Art und Umfang der zu führenden Bücher fordert der Gesetzgeber, dass die Führung der Bücher dem Kriterium der Ordnungsmässigkeit zu genügen hat.
Aus Praxis, Lehre und Rechtsprechung haben sich allgemeine Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung entwickelt, die weitgehend unabhängig von Grösse und Art des Unternehmens übernationale Gültigkeit haben.
Nachfolgend werden in Anlehnung an das "Schweizer Handbuch der Wirtschaftsprüfer" 2009, herausgegeben durch die Treuhand-Kammer (Schweizerische Berufsvereinigung der Wirtschaftsprüfer, Steuerexperten und Treuhandexperten), die wichtigsten Grundsätze erläutert:
| Auswahlprozess |
| Im Rechnungswesen sind die geschäftlichen Ereignisse und Vorfälle zu erfassen, die direkt oder indirekt eine Auswirkung auf die Grösse, die Zusammensetzung und die Entwicklung der Vermögens, der Schulden und des Eigenkapitals des Unternehmens haben. |
| Vollständigkeit |
| Ausgehend von einem vollständig erfassten Anfangsbestand an Aktiven und Passiven (Eröffnungsbilanz) müssen alle Geschäftsfälle lückenlos und periodengerecht erfasst werden. Dies geschieht bei konventionellen, einfachen Buchführungssystemen durch die chronologische Abarbeitung und Erfassung der Quellenbelege (z.B. ausgehend von einem Bankauszug). Bei einem stark prozessintegrierten ERP-System ist die chronologische Abarbeitung von Geschäftsfällen nicht mehr möglich. Buchführungsinputs erfolgen dort innerhalb von Geschäftsprozessen, die örtliche und zeitlich divergieren. Die Vollständigkeit wird dann mittels Abstimm- und Kontrollmechanismen sichergestellt. Von besonderer Bedeutung ist dort auch das interne Kontrollsystem, welches in die Prozesse eingebettet ist und deren richtiges Funktionieren stützt. Die Vollständigkeit ist eine absolute Grundvoraussetzung bezüglich Fiabilität eines Buchführungssystems. Wenn diese nicht sichergestellt ist oder entsprechende Zweifel auftauchen, stellt dies auch die Fiabilität des gesamten Systems in Frage. |
| Richtigkeit |
| Nach diesem Grundsatz müssen die vollständig erfassten Daten unverfälscht und sachlogisch richtig kontiert, gemäss den Regeln des gewählten Buchführungssystems, verbucht werden. |
| Systemkonforme Bewertung |
| Die in der Bilanz (Endbstand an Aktiven und Passiven) letztendlich abgebildeten Vermögenswerte müssen so bewertet werden, dass sie möglichst genau den ihnen zukommenden wirtschaftlichen Wert für die unternehmerische Tätigkeit widerspiegeln. Zum Verkauf bestimmte Waren müssen möglichst zum Marktwert (Absatzmarkt) bewertet werden. Demgegenüber werden Sachanlagen zum Kostenwert abzüglich angemessener Abschreibung bewertet. |
| Systemkonforme Abgrenzung |
| Vermögensbestand und Periodenerfolg werden stichtags- oder periodenbezogen ermittelt. Der Grundsatz der zeitlichen Abgrenzung verlangt, dass Aufwand und Ertrag, die zeitraumbezogen anfallen (z.B. Zinsen, Miete), auch entsprechend abgegrenzt und erfasst werden. Der Grundsatz der sachlichen Abgrenzung verlangt, dass alle Aufwendungen, die dazu dienen, bestimmte Erträge zu erzielen, zeitlich mit dem Ertragsanfall in der Erfolgsrechnung zu berücksichtigen sind. Die systemkonforme Abgrenzung ist eine "Grundsatznorm". Sie kann durch spezielle gesetzliche Bewertungsnormen durchbrochen werden, so z.B. durch das Imparitätsprinzip, wonach handelsrechtlich noch nicht realisierte Verluste (z.B. eindeutig absehbarer Debitorenverlust) sofort berücksichtigt werden müssen, wogen noch nicht realisierte Erträge (z.B. Kursgewinn auf einer Darlehensverpflichtung in Fremdwährung) erst bei effektiver Realisierung berücksichtigt werden dürfen. |
| Prinzip der Dokumentation |
| Dieser Grundsatz fordert, dass jeder buchführungsrelevante Vorgang mittels dem ursprünglichen "Dokument" (Quellen-Beleg), hinsichtlich wirtschaftlichen Sachverhalts, beweiskräftig dargestellt werden muss. Bei integrierten, prozessorientierten Systemen werden konventionelle Belege auch durch parametrisierte Programmprozeduren ersetzt. Diese Prozeduren und die hinterlegten Werte und Formeln ersetzen in bestimmten Bereichen die eigentlichen Belege. |
| Klarheit |
| Dabei geht es um die Lesbarkeit der Aufzeichnungen; Eindeutigkeit der Bezeichnungen einzelner Sachverhalte und Geschäftsfälle (z.B. in Kontenplänen); Verweisung auf Belege, etc.. |
| Prüfpfad |
| Unter Prüfpfad versteht man die "Spur" von der Erfassung des Buchungstatbestandes über die Verarbeitung im System bis zur letztendlichen Darstellung der Information in der Jahresrechnung. Es geht gewissermassen um die "Abhandlungsspur" (paper-trail) des Geschäftsfalls, die nicht "abreissen" darf und prüfbar sein muss. |
| Aufbewahrung |
| Betriebsrechnung und Bilanz müssen schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt werden. Die übrigen Geschäftsbücher, die Buchungsbelege und die Geschäftskorrespondenzen können auch elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit lesbar gemacht werden können. Das Handelsrecht regelt die Aufbewahrungsvorschriften in den Art. 957, 962 und 963 OR im alten Recht und Art. 958f im neuen Rechnungslegungsrecht. Dazu gibt es die Bundesrätliche Verordnung vom 24. April 2002 über die Führung und Aufbewahrung von Geschäftsbüchern. |
| Diverse Anforderungen (unvollständig) |
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