Gemäss Art. 727 Abs. 1 Ziff. 1 OR unterliegt eine Aktiengesellschaft der Pflicht einer umfassenden Revision (ordentliche Revisionspflicht), wenn in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren zwei der nachstehenden Grössen überschritten werden:
- Bilanzsumme von 20 Millionen Franken
- Umsatzerlös von 40 Millionen Franken
- 250 Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt
Wenn eine Gesellschaft der ordentlichen Revisionspflicht unterstellt ist, muss die Revisionsstelle gemäss Art. 728a OR prüfen, ob ein internes Kontrollsystem (IKS) existiert und dieses indirekt auch in ihre Prüfungshandlungen einbeziehen. Ein gut aufgebautes und funktionierendes IKS erhöht den Gütegrad der ausgewiesenen Zahlen und erlaubt der Revisionsstelle (dem Wirtschaftsprüfer) den Prüfungsumfang zu reduzieren. Ein IKS wird bei grösseren Unternehmen, die obige Grössenkriterien erfüllen, zwar nicht direkt gesetzlich vorgeschrieben aber indirekt als vorhanden (und notwendig) erachtet.
Ziel des internen Kontrollsystems ist - durch organisatorische Vorkehrungen und verbunden mit eingebauten systematischen Kontrollmechanismen - innerhalb der entscheidenden Werte- und Informationsflüsse, wie z.B. Umsatz > Debitoren > Zahlungseingang Kunde oder Einkauf/Beschaffung > Wareneingang > Rechnungszahlung, Fehler zu vermeiden. Mit dem IKS soll eine zuverlässige und korrekte Abwicklung der finanzrelevanten Prozesse sichergestellt werden. Dies zum vollständigen und korrekten Ausweis der Geschäftsvorfälle im Jahresabschluss (externe Berichterstattung) sowie den weiteren Führungsinformationen (interne Berichterstattung) und letztlich zum Schutz des Geschäftsvermögens.
Ein IKS beinhaltet nach Schweizer Prüfungsstandard 890 folgende Komponenten:
- Kontrollumfeld
- Risikobeurteilungsprozess des Unternehmens
- Rechnungslegungsbezogene Informationssysteme, einschliesslich der damit verbundenen Geschäftsprozesse, sowie Kommunikation
- Kontrollaktivitäten
- Überwachung der Kontrollen
Im Rahmen der Verantwortung des Verwaltungsrats zur Ausgestaltung des IKS ist auch eine andere Struktur möglich.
Durch eine systematische und prozessorientierte Abwicklung der Geschäftsvorfälle sollen die diesbezügliche Effektivität (tatsächliche Zielerreichung) und Effizienz (Zielerreichung mit möglichst tiefem Aufwand) gesteigert werden.
Bei grösseren KMU's ist ein adäquates internes Kontrollsystem für die Corporate Governance unerlässlich und wird im "Swiss Code" ausdrücklich verlangt. Das IKS erlaubt eine systematische Überprüfung von rechtlichen Aspekten in den Geschäftsabläufen und ist somit ebenfalls ein Teil der Compliance-Massnahmen.
Es ist nicht ausreichend Prozesse und Systeme nur zu beschreiben. Die Einhaltung der definierten Kontrollmassnahmen muss auch gewährleistet sein. Der Integration und gleichzeitig zweckbedingten Abgrenzung der IKS-Kontrollmassnahmen von anderen nahen und überschneidenden Kontroll-Tätigkeiten im ERP-System, Managementsystem und Qualitätssicherungssystemen ist besondere Beachtung zu schenken.