Wirtschaftsprüfung: Umsetzung QS1 im kleinen Prüfunternehmen - Dokumentation des Qualitätssicherungssystems

„Die Praxis muss Regelungen und Massnahmen festlegen, die eine angemessene Dokumentation verlangen, um nachzuweisen, dass jeder Bestandteil des Qualitätssicherungssystems der Praxis funktioniert“ (QS1.57).

Der QS-Leitfaden präzisiert, dass die Dokumentation zum Nachweis, ob das Qualitätssicherungssystem funktionsfähig ist, von der Grösse und Komplexität der Unternehmung abhängig ist (27). Dies entsprechend QS1.A3, wonach Dokumentation und Kommunikation von Regelungen und Massnahmen bei kleineren Prüfunternehmen weniger formalisiert und umfangreich sein kann als bei grösseren Prüfunternehmen.

Der QS-Leitfaden hält weiter fest, dass eine angemessene Dokumentation im KMU-Umfeld etwa folgende Punkte beinhaltet:

• Nachschauverfahren, einschliesslich des Verfahrens zur Auswahl abgeschlossener Aufträge zur Prüfung;
• Aufzeichnungen über die Beurteilung betreffend Einhaltung von beruflichen Standards sowie massgebenden gesetzlichen und anderen rechtlichen Anforderungen;  ob das Qualitätssicherungssystem angemessen ausgestaltet und wirksam eingerichtet wurde; ob Regelungen und Massnahmen der Praxis zur Qualitätssicherung in angemessener Weise angewendet wurden, so dass von der Praxis oder von den Auftragsverantwortlichen erteilte Vermerke unter den gegebenen Umständen angemessen sind.
• Nennung der festgestellten Mängel, Beurteilung ihrer Auswirkungen sowie die Grundlage für eine Entscheidung über eventuell notwendige weitere Massnahmen.

Es ist nicht unbedingt klar, ob es um Aufzeichnungen über die Beurteilung betreffend Einhaltung der Qualität anlässlich der Arbeits- bzw. Auftragsabwicklung der KMU-Prüfung als solches geht oder um die Aufzeichnungen über die Beurteilung der Qualität des Qualitätssicherungssystems?

Der QS-Leitfaden stellt dazu klar:  „Die Dokumentation des Qualitätssicherungssystems ist umfassend und enthält nicht nur die mandatsbezogenen Qualitätsbeurteilungen. Art und Dokumentation richten sich nach der Grösse des Revisionsunternehmens und der Komplexität der betreuten Prüfmandate. In einfachen und überschaubaren Verhältnissen kann auch eine kurze grafische Darstellung der Organisation der Arbeitsabläufe ausreichend sein.“

Der QS-Leitfanden verweist zudem auf Art. 728a OR, wonach in Analogie zu diesem Artikel ein internes Qualitätssicherungssystem als vorhanden beurteilt werden kann, wenn es

• dokumentiert ist;
• den Qualitätsanforderungen angepasst ist;
• den Mitarbeitern bekannt ist;
• angewandt wird;

dem Qualitätsbewusstsein im Unternehmen entspricht.